Hur du spar pengar i tuffa tider

När det är tuffa tider tänker vi ofta på nedskärningar. Det är inte rätt ställe att börja på.

Under det senaste århundradet eller ännu tidigare tillbaka har ekonomer insett att ekonomin försämras om du gör ständiga nedskärningar vid en nedgång. Ibland måste du ta risker och spendera pengar för att ge ekonomin möjlighet att återhämta sig och växa.

Detsamma gäller enskilda företag. Det kommersiella slagfältet är fullt av skräp från dem som har skurit ned för hårt och för ofta. Vi borde prata om att spara pengar, inte minska utgifterna. Och man kan vara kreativ när det gäller att spara pengar. Det är avgörande. Om du behöver spara pengar omedelbart bör du samla ihop ditt erfarna ledningsteam, ta med dem någonstans och ha en brainstormingsession helt utan begränsningar. Du behöver idéer, och på så sätt får du en hel drös med olika perspektiv.

Något du måste göra är att ta en titt på de kostnader som ofta räknas som ”fasta”. Titta på fastigheter till exempel. Om du äger en fastighet kan du sälja den och sedan hyra den igen för att frigöra kapital. Om du hyr den kan du fortfarande lägga fram en affärsplan som möjliggör en omförhandling.

Se på dina relationer med leverantörerna med nya ögon. Du borde arbeta med dem som partner. Elektroniska beställningar och fakturor exempelvis sparar tid, papper och pengar. Men köparen och leverantören måste se till att deras system är kompatibla. Så lär känna dem lite bättre och gör kontrakten flexibla.

Det är alltid viktigt att fokusera på personal. Förr eller senare tittar de flesta organisationer som vill spara pengar på antalet medarbetare. Du ska inte fokusera på antalet medarbetare utan på produktivitet. Fokusera på huruvida de anställda är tillräckligt produktiva – i många fall kan du räkna ut att en enskild person är en källa till vinst för företaget.

För att göra anställda mer produktiva måste du visa tillit för dem och vara beredd att vara öppen för nya arbetsmetoder. Många människor skulle kunna göra en stor del av arbetet hemifrån eller närmare kunderna – vilket skulle innebära att de kostar mindre med avseende på kontorsutrymme, plus sin egen restid. Använd videokonferenser och spara pengar. Fråga dina anställda hur de vill jobba och bidra till ekonomin.

Slutligen behöver du ta en titt på företagskulturen. Tänk på alla små saker du kan göra för att införa en energibesparande, kostnadsbesparande och miljövänlig atmosfär på arbetet.

Medan du utforskar de här och andra möjligheter kanske du kommer fram till att du behöver spendera pengar för att kunna spara pengar i långa loppet. Om du spenderar pengar på att effektivisera processer eller investera i smartare system kan ditt utlägg snart gottgöras med en minskning av företagets permanenta kostnadsläge. Du kanske kan outsourca vissa processer för back-office eller ickekärnverksamhet.

När det gäller att hyra och betala personal finns det en fördel med tuffa ekonomiska tider – de frigör begåvad arbetskraft. Så när du hittar bra personal ska du ge dem ordentligt betalt och behandla dem väl. Och försumma inte utbildning;

Min inställning till att spendera pengar är densamma oavsett hur marknaden ser ut. När någon kommer till mig och ber mig spendera pengar på något frågar jag alltid: ”Skulle du spendera pengarna om de var dina egna?”